Effizienter arbeiten: Unsere 10 besten Tipps für eine bessere Performance am Arbeitsplatz

Je länger ein Mensch arbeitet, umso unproduktiver wird er und dadurch verschenkt er außerdem auch noch wertvolle Lebenszeit. Er arbeitet, aber es geht gefühlt nichts vorwärts. Am Ende des Tages blickt er auf einen zu langen Arbeitstag, auf zu wenig Ergebnisse, einen schon wieder gewachsenen Aufgabenberg für den nächsten Arbeitstag und auf einen viel zu kurzen Feierabend.

Kein Wunder, dass sich die Motivation für den nächsten Tag in Grenzen hält. Und wer schon unmotiviert in den Tag startet, hat auch nicht die besten Chancen, einen ertrag- und erfolgreichen Arbeitstag zu erleben. Der Ausweg aus diesem frustrierenden Teufelskreis ist Effizienz: Viel Arbeit erledigen in wenig Zeit. Dann ist der Arbeitstag kürzer, der Aufgabenberg schrumpft und der Feierabend ist lang und bietet genug Zeit, um mal richtig abzuschalten und Energie zu tanken. Der nächste herausfordernde Arbeitstag kann dann gerne kommen.

Effizienz am Arbeitsplatz erreicht man prinzipiell mit drei Grundvoraussetzungen: Mit intelligenter Planung, einem festen Ziel vor Augen und der Kooperation mit dem eigenen Körper und Geist. Unsere 10 besten Tipps für effizientes Arbeiten präsentieren wir Ihnen im Folgenden.

1. Ihr Körper ist Ihr Partner, arbeiten Sie nicht gegen ihn

Viele Menschen neigen dazu, sich zu überarbeiten und die Signale, die ihr Körper ihnen sendet, zu überhören. Doch das wird auf Dauer nicht gut gehen, denn wir sind vom Wohlbefinden unseres Körpers abhängig. Der erste und wichtigste Schritt zur beruflichen Effizienz ist also, eine respektvolle Partnerschaft zum eigenen Körper aufzubauen. Was braucht der Körper?

• Ausreichend Schlaf: Durchschnittlich, so hört man immer wieder, braucht ein Erwachsener acht bis neun Stunden Schlaf. Letztendlich ist es aber individuell, manche Menschen brauchen etwas mehr, andere kommen tatsächlich auch mit sechs bis sieben Stunden Schlaf aus. Der Körper wird ein Schlafdefizit auf jeden Fall kommunizieren. Wer morgens kaum aus dem Bett kommt, tagsüber ständig müde ist, sich schlecht konzentrieren kann und von lästigen Erscheinungen wie Heißhungerattacken geplagt wird, mit denen der Körper versucht, den Energiemangel vergeblich auszugleichen, schläft höchstwahrscheinlich zu wenig.
• Respekt vor seinem Biorhythmus: Selbst wenn viel zu tun ist, zeigt der Körper an, wann er am Ende, sein Akku leer ist. Dann hilft nur eins: Aufhören. Denn wenn man einfach nicht mehr kann, scheinen Dinge unbezwingbar, die am nächsten Morgen – mit frisch aufgeladenem Akku – einfach von der Hand gehen. Um sich gar nicht erst an die Grenzen der Belastbarkeit zu bringen, kann eine feste Feierabendzeit sehr hilfreich sein – auch bei Selbstständigen und Freiberuflern. Da Tage und Befindlichkeiten aber unterschiedlich sind, kann es passieren, dass man dem Körper zuliebe auch mal früher Feierabend machen muss.
• Pausen: Keiner kann stundenlang konzentriert durcharbeiten, das Gehirn braucht Pausen. Mehrmals während des Arbeitstages sollten Sie Ihre Gedanken ein paar Minuten weg von der Arbeit leiten. Sie können etwas spazieren gehen, einen Kaffee trinken, etwas lesen, mit Kollegen sprechen – aber eben nicht an die Arbeit denken. Eine längere Pause für eine entspannte Mahlzeit sollte ebenfalls nicht fehlen.
• Gesunde Ernährung: Ernähren Sie sich ausgewogen und regelmäßig. Gesunde Ernährung ist die Basis für unser Wohlbefinden, und nur wer sich wohlfühlt, kann auch effizient arbeiten. Zu lange Essenspausen beeinträchtigen außerdem die Konzentrationsfähigkeit, und wer immer größer werdenden Hunger verspürt, denkt nicht mehr an seine Arbeit, sondern an Essen.
• Bewegung und frische Luft, denn das ist für das allgemeine Wohlbefinden ebenso wichtig wie die Ernährung.

2. Ordnung am Arbeitsplatz bedeutet Ordnung im Kopf und in der Seele

Halten Sie Ihren Arbeitsplatz ordentlich. Chaos lenkt ab, ständig finden Sie etwas, womit Sie sich beschäftigen, anstatt zu arbeiten. Wenn Sie aber wirklich etwas brauchen, können Sie es in dem Chaos nicht finden und verschwenden Zeit auf eine nervige Suche. Außerdem ist Unordnung demotivierend und verursacht auch Unordnung im Kopf und in der Seele. Fast jeder, der das befreiende Gefühl kennt, einen unordentlichen Schreibtisch oder Raum endlich aufgeräumt zu haben, wird das bestätigen können.

3. Realistische To-Do-Listen sind motivierend

Zeitpläne oder To-Do-Listen können sehr sinnvoll sein. Sie verschaffen einen Überblick darüber, was in einer Woche oder an einem Tag zu tun ist, und kann man etwas davon abhaken, so fühlt sich das gut an. Jedoch müssen sie realistisch kalkuliert sein, überlegen Sie sich also vorher, wie viel Sie an einem Tag oder in einer Woche schaffen können, sonst stellt sich schnell der Frust ein.

Es ist sinnvoll, sowohl größere Wochenpläne, als auch kleinere Tagespläne aufzustellen und auf den Tageslisten die Aufgaben auch zeitlich einzuteilen, sie also in einer durchdachten Reihenfolge zu notieren und dabei festzuhalten, wie viel Zeit man dafür ungefähr einplant.

4. Ist das Schwierigste zuerst erledigt, kann sich Entspannung einstellen

Es ist sinnvoll, die schwierigsten und/oder unangenehmsten Aufgaben an die erste Stelle der To-Do-Liste zu setzen. Dann muss man sich damit beschäftigen, wenn man noch frisch und ausgeruht ist und die meiste Energie dafür hat. Außerdem ist es dann umso früher erledigt und es kann sich Entspannung einstellen.

Allerdings gibt es auch Menschen, die Probleme damit haben, sofort von Null auf 100 in die Arbeit einzutauchen und die es als sehr anstrengend empfinden, sich auf die Arbeit einzustimmen. Es ist dann sehr schwierig, gleich mit der unangenehmsten Aufgabe anzufangen. Dann ist eine einfache Aufgabe zur Einstimmung sinnvoll, zum Beispiel das Lesen von Emails oder der Fachpresse.

5. Höchste Konzentration ist nur allein möglich

Wer sich wirklich konzentrieren muss oder möchte, weil eine Aufgabe sehr anspruchsvoll ist und die ganze Aufmerksamkeit erfordert, der muss sich abschotten und unerreichbar sein, nur dann ist effizientes Arbeiten möglich. Das heißt: Handy aus, E-Mail-Programm zu und gar nicht erst daran denken, die Social Media Kanäle zu öffnen.

Wer in einem Großraumbüro sitzt, kann Ohrstöpsel verwenden und den Kollegen Bescheid sagen, dass man in der nächsten Zeit nicht angesprochen werden möchte. Machen Sie die Sache dann fertig, damit das Gehirn damit beschäftigt bleiben kann und sich nicht andauernd umorientieren muss. Das gilt natürlich nur für Aufgaben, die nicht länger als ein bis zwei Stunden dauern, denn ab dann braucht das Gehirn unbedingt eine Pause.

6. Die Eisenhower-Matrix: Wichtigkeit und Dringlichkeit

Die sogenannte Eisenhower-Matrix, die der amerikanische Präsident Eisenhower selbst verwendet haben soll, teilt Aufgaben in vier Gruppen ein, welche festlegen, wie mit ihnen verfahren wird.

• Wichtig und dringend: Diese Aufgaben werden so schnell wie möglich, am besten sofort, erledigt.
• Wichtig, aber nicht dringend: Die Aufgaben werden mit einer festen Frist versehen und pünktlich erledigt.
• Nicht wichtig, aber dringend: Für diese Dinge fehlt die Zeit, wenn man damit beschäftigt ist, Dinge der ersten Gruppe zu erledigen. Sie werden, wenn die Zeit knapp und es möglich ist, an jemand anders delegiert.
• Nicht wichtig und nicht dringend: Solche Aufgaben können unverrichtet bleiben.

Diese Einteilung hilft dabei, den Blick für das Wesentliche zu bewahren, anstatt zu viel Zeit mit unwichtigen und nicht dringenden Dingen zu verschwenden. Was wirklich erledigt werden muss, wird fertig.

7. Ein schönes Arbeitsumfeld und Tageslicht fördern Motivation und Konzentration

Wer es bei der Arbeit gemütlich und persönlich hat, egal ob im Homeoffice oder am eigenen Arbeitsplatz im Großraumbüro, fühlt sich besser und Wohlbefinden wirkt sich auf die Motivation und Effizienz fast immer positiv aus. Hat man eine kurze Blockade, kann ein Blick auf eine schöne Topfpflanze oder ein Foto von den Kindern helfen, Kraft zu tanken und wieder weiterzumachen. Für die Konzentration und Leistungsfähigkeit ist Tageslicht sehr wichtig. Es hat verschiedene Helligkeitsstufen – je nach Tageszeit oder Wolkenlage zum Beispiel – und wirkt deshalb stimulierend auf das Gehirn.

8. Nein sagen schenkt Zeit

Wenn ein Kollege eine Aufgabe zu Ihnen delegieren möchte oder sonst jemand irgendwelche Anliegen an Sie hat – etwas Korrekturlesen zum Beispiel – sollten Sie sich trauen, manchmal Nein zu sagen. Insbesondere dann, wenn die Zeit drängt und Sie ohnehin viel zu tun haben. Dann können Sie weiter Ihren eigenen Tagesplan verfolgen, pünktlich fertig werden und rechtzeitig Feierabend machen. Als Selbstständiger könnte es sich lohnen, Aufträge auch mal abzulehnen oder auf den nächsten Monat zu verschieben.

9. Ein Tag soll ruhig beginnen

Es ist schwierig, ein angenehmes Arbeitsklima für sich selbst zu schaffen, wenn der Tag sehr hektisch begonnen hat. Meist sind dies die Tage, die alles andere als effizient sind und an denen nichts mehr fertig zu werden scheint. Deshalb ist es wichtig, einen Tag entspannt und ruhig zu beginnen.

Wer die Möglichkeit hat, bei schönem Wetter zu Fuß oder mit dem Fahrrad zur Arbeit zu fahren, sollte das unbedingt nutzen. Entspannung, Bewegung und frische Luft kommen so zusammen und besser kann ein Tag für den Körper kaum starten. Um morgendliche Hektik zu vermeiden, lohnt es sich, etwas früher aufzustehen (und entsprechend etwas früher ins Bett zu gehen), damit genug Zeit bleibt für ein ruhiges Frühstück und die eine oder andere Freizeitaktivität, je nach Vorliebe zum Beispiel lesen, musizieren oder Sport.

Wer kleine Kinder hat, wird um ein gewisses Maß an Hektik vermutlich nicht herumkommen. Dann können kurze, meditative Atemübungen wie das ruhige Abzählen von zehn Atemzügen helfen, etwas ruhiger zu werden. Und vielleicht bleibt ja ein wenig Zeit für Entspannung, wenn die Kinder im Kindergarten oder in der Schule angekommen sind?

10. Die SMART-Methode: Ziele müssen konkret formuliert sein

Wer effizient arbeiten will, braucht feste Ziele, deshalb ist ja auch die To-Do-Liste so sinnvoll. Zur konkreten Formulierung von Zielen gibt es die sogenannte SMART-Methode. Demnach müssen Ziele:

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

sein.

Wer effizient arbeitet, schafft mehr in weniger Zeit. Das Ergebnis ist dann erstmal mehr Freizeit, es kann aber auch ein höheres Einkommen bedeuten ganz ohne zusätzlichen Aufwand wie einen Zweitjob oder die Suche nach einem besser bezahlten Arbeitsplatz, zum Beispiel bei Selbstständigen, die mehr Aufträge in der bisherigen Arbeitszeit erledigen können oder wenn es Schnelligkeitsprämien gibt. Dadurch kann man sich eventuell sogar die eine oder andere Kreditaufnahme sparen, weil das Geld auch so reicht oder aber die Kreditwürdigkeit verbessern und damit bessere Konditionen aushandeln. Es lohnt sich also aus verschiedenen Gründen, sich um eine effizientere Performance am Arbeitsplatz zu bemühen.